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Formalidades de los Libros y Registros Contables 1

PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACI?N
R. 234-2006/Sunat.

ART. 2?.?Facultad para autorizar los libros y registros mediante la legalizaci?n de los mismos.
2.1 Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios ser?n legalizados por los notarios o, a falta de ?stos, por los jueces de paz letrados o jueces de paz, cuando corresponda, de la provincia en la que se encuentre ubicado el domicilio fiscal del deudor tributario, salvo trat?ndose de las provincias de Lima y Callao, en cuyo caso la legalizaci?n podr? ser efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de dichas provincias.
Los notarios o jueces a que se refiere el p?rrafo anterior colocar?n una constancia en la primera hoja de los mismos, con la siguiente informaci?n:
a) N?mero de legalizaci?n asignado por el notario o juez, seg?n sea el caso;
b) Apellidos y nombres, denominaci?n o raz?n social del deudor tributario, seg?n sea el caso;
c) N?mero de RUC;
d) Denominaci?n del libro o registro;
e) Fecha de la incautaci?n del libro o registro anterior de la misma denominaci?n y la autoridad que orden? la diligencia de ser el caso;
f) N?mero de folios de que consta;
g) Fecha y lugar en que se otorga; y,
h) Sello y firma del notario o juez, seg?n sea el caso.
2.2 El notario o juez, seg?n sea el caso, sellar? todas las hojas del libro o registro, las mismas que deber?n estar debidamente foliadas por cada libro o registro, incluso cuando se lleven utilizando hojas sueltas o continuas.
2.3 Tanto los notarios como los jueces llevar?n un registro cronol?gico de las legalizaciones que otorguen. En dicho registro indicar?n el n?mero de la legalizaci?n, los apellidos y nombres, denominaci?n o raz?n social del deudor tributario, el n?mero de RUC, la denominaci?n del libro o registro que se ha legalizado, la fecha de la incautaci?n del libro o registro anterior de la misma denominaci?n y la autoridad que orden? la diligencia de ser el caso, el n?mero de folios de que consta y la fecha en que se otorga la legalizaci?n.
2.4 En ning?n caso el n?mero de legalizaci?n, folios o de registros podr? contener adicionalmente caracteres distintos, tales como letras.
2.5 Lo dispuesto en el presente art?culo no ser? de aplicaci?n para el libro de planillas, regulado por el Decreto Supremo N? 001-98-TR y normas modificatorias.


OPORTUNIDAD DE LA LEGALIZACI?N
R. 234-2006/Sunat.
ART. 3?.?Oportunidad de la legalizaci?n. Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios deber?n ser legalizados antes de su uso, incluso cuando sean llevados en hojas sueltas o continuas.
Trat?ndose del libro de planillas, la legalizaci?n se regir? por lo dispuesto en el Decreto Supremo N? 001-98-TR y normas modificatorias.


LEGALIZACI?N DEL SEGUNDO Y SIGUIENTES LIBROS O REGISTROS
R. 234-2006/Sunat.
ART. 4?.?Legalizaci?n del segundo y siguientes libros o registros. Para la legalizaci?n del segundo y siguientes libros y registros vinculados a asuntos tributarios, de una misma denominaci?n, se deber? tener en cuenta lo siguiente:
a) Trat?ndose de libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas, se deber? presentar el ?ltimo folio legalizado por notario del libro o registro anterior.
b) Trat?ndose de libros o registros llevados en forma manual, se deber? acreditar que se ha concluido con el anterior. Dicha acreditaci?n se efectuar? con la presentaci?n del libro o registro anterior concluido o fotocopia legalizada por notario del folio donde conste la legalizaci?n y del ?ltimo folio del mencionado libro o registro.
Lo establecido en el presente inciso no ser? de aplicaci?n en el caso de libros o registros llevados en forma manual que hubieran sido incautados por autoridad competente, bastando para la legalizaci?n del segundo y siguientes libros y registros la presentaci?n del documento en el que conste la referida diligencia.
De producirse, de ser el caso, la devoluci?n de los libros o registros incautados a que se refiere el p?rrafo anterior, no podr? realizarse en ellos anotaci?n alguna debiendo procederse a su cierre inmediato
c) Trat?ndose de libros y registros perdidos o destruidos por siniestro, asalto u otros, se deber? presentar la comunicaci?n establecida en el art?culo 9?.
Lo dispuesto en el presente art?culo no ser? de aplicaci?n en el caso del libro de planillas, regulado por el Decreto Supremo N? 001-98-TR y normas modificatorias.


EMPASTE DE LIBROS Y REGISTROS
R. 234-2006/Sunat.
ART. 5?.?Del empaste de los libros y registros.
5.1. Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas deber?n empastarse, de ser posible, hasta por un ejercicio gravable.
La obligaci?n se?alada en el p?rrafo anterior no ser? de aplicaci?n cuando el n?mero de hojas sueltas o continuas a empastar sea menor a veinte (20), en cuyo caso el empaste podr? comprender dos (2) o m?s ejercicios gravables.
5.2. Para efecto de lo dispuesto en el primer p?rrafo del numeral precedente, el empaste deber? efectuarse, como m?ximo, dentro de los cuatro (4) primeros meses del ejercicio gravable siguiente al que correspondan las operaciones contenidas en dichos libros o registros.
Para efecto de lo dispuesto en el segundo p?rrafo del numeral precedente, el empaste deber? efectuarse, como m?ximo, dentro de los cuatro (4) primeros meses del ejercicio gravable siguiente a aqu?l en que se reunieron veinte (20) hojas sueltas o continuas.
En ambos casos, se deber?n incluir las hojas que hayan sido anuladas. A tal efecto, la anulaci?n se realizar? tach?ndolas o inutiliz?ndolas de manera visible.
5.3. Las hojas sueltas o continuas correspondientes a un libro o registro de una misma denominaci?n, que no hubieran sido utilizadas para el registro de operaciones del ejercicio del que se trate, podr?n emplearse para el registro de operaciones del ejercicio inmediato siguiente.
5.4. De realizarse el empaste en varios tomos, cada uno incluir? como primera p?gina una fotocopia del folio que contenga la legalizaci?n del libro o registro al que corresponde.

 

 

 

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